Administración de Microsoft Dynamics CRM

La Guía del administrador proporciona información para usuarios con roles de seguridad Conjuntos definidos de privilegios.El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. de administrador y personalizador del sistema:

• Tareas que deben realizarse cuando se configura Microsoft Dynamics CRM por primera vez
• Modificaciones que pueden realizarse en cualquier momento
• Tareas de mantenimiento continuo

Tareas que deben realizarse cuando se configura Microsoft Dynamics CRM por primera vez

Estas tareas deben realizarse antes de poner Microsoft Dynamics CRM a disposición de los usuarios de su organización:

• Acceso a información de control: las tareas incluyen la configuración de las unidades de negocio Una forma de representar una división o un departamento de una organización. Las unidades de negocio se organizan de forma jerárquica y todos los usuarios de la misma división o departamento se asignan a una unidad de negocio., la configuración de los roles de seguridad Conjuntos definidos de privilegios.El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. para definir quiénes podrán tener acceso a cada registro y quiénes podrán realizar cada tipo de tarea, la adición de usuarios Personas que tienen cuentas de usuario activas en Microsoft Dynamics CRM. y la definición de agrupaciones de usuarios opcionales como equipos Grupos de usuarios que comparten y colaboran en registros empresariales.Un equipo puede contener miembros donde todos informan a una unidad de negocio o miembros que informan a diferentes unidades de negocio.. Más información: Control del acceso a los datos, Administración de los usuarios
• Configuración de ventas: las tareas incluyen la definición de las zonas de ventas Regiones de ventas.Las zonas de ventas se usan para administrar cuentas y ventas, así como para agrupar datos en informes de ventas., las cuotas de ventas Objetivos de ingresos especificados como importes monetarios que se han asignado a comerciales para un período fiscal especificado. y el catálogo de productos Compilación de todos los productos que están disponibles para vender.. Más información: Creación del catálogo de productos
• Configuración de marketing: las tareas incluyen la configuración de las opciones de marketing para todo el sistema. Más información: Configuración de marketing
• Configuración de la programación de servicios: las tareas incluyen la colocación de usuarios y recursos Usuarios que realizan un servicio o bien equipamiento o instalaciones que se necesitan para un servicio. en la programación Lista de horas en que un recurso está disponible para trabajar. Además, lista de actividades de servicio para un período de tiempo específico., la creación de grupos de recursos Grupos de dos o más recursos (usuarios, instalaciones o equipamiento) que se pueden programar de forma intercambiable. y la definición de servicios Tipos de trabajos que uno o varios recursos realizaron para los clientes.Los servicios son actividades que se pueden programar.. Más información: Configuración de la programación de servicios
• Configuración de colas, contratos y artículos: las tareas incluyen la creación de una jerarquía de temas Categoría usada en una lista jerárquica para correlacionar y organizar información. Los temas se usan en el árbol de temas para organizar productos, documentación de ventas y artículos de Knowledge Base., la configuración de colas Mantener contenedores para actividades que se deben completar.Hay colas que contienen casos y actividades en el área de trabajo y colas de artículos en Knowledge Base. para casos Problemas de servicio al cliente que comunican clientes y las actividades que usan los representantes del servicio al cliente para resolverlos. entrantes, la creación de contratos Acuerdos para proporcionar soporte durante las fechas de cobertura especificadas o durante un número de casos o un período de tiempo determinados. Cuando los clientes se ponen en contacto con el servicio al cliente, el nivel de soporte que reciben depende de su contrato. y la configuración de la estructura de Knowledge Base Característica de Microsoft Dynamics CRM que proporciona un proceso para crear un borrador, enviar, revisar y publicar artículos sobre los productos y servicios de una organización. Los usuarios con roles de seguridad de nivel de administrador pueden aprobar, rechazar, agregar comentarios y anular la publicación de artículos enviados para revisión.. Más información: Uso de colas para administrar actividades y casos, Creación de plantillas de contrato, Publicación de artículos en Knowledge Base
• Especificación de la configuración que se aplica a toda la organización: las tareas incluyen la especificación de convenciones de nomenclatura para contratos y personal; convenciones para mostrar números y divisas; convenciones para mostrar valores de fecha, hora y calendario; categorías de informes y detalles específicos acerca del tratamiento del correo electrónico, las campañas Programas de marketing que usan numerosos vehículos de comunicación para lograr resultados específicos. Por ejemplo, usar anuncios y correo directo para aumentar la cuota de mercado, introducir nuevos productos o mantener a los clientes. de marketing y la sincronización Intercambio de datos entre los datos locales de un usuario y la base de datos de Microsoft Dynamics CRM de forma que los datos sean los mismos. de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook. Más información: Administración de la configuración de administración
• Adición de idiomas: si es necesario, agregue compatibilidad con otros idiomas. Más información: Cambio de la configuración regional y de idioma para la organización

Modificaciones que pueden realizarse en cualquier momento

Para hacer que los usuarios usen Microsoft Dynamics CRM con eficiencia, personalícelo para adaptarlo a la forma de trabajar de su empresa:

• Personalización de la interfaz de usuario. Modifique formularios Páginas que muestran información detallada que han proporcionado los usuarios en Microsoft Dynamics CRM acerca de registros específicos, como toda la información de un contacto. La información que especifican los usuarios en un formulario se almacena en Microsoft Dynamics CRM como un registro. y vistas Filtros aplicados a una lista de registros.Los usuarios pueden elegir distintas vistas que contienen todos los registros o actividades de un tipo determinado o que forman un subconjunto de dicho tipo. para adaptarlos a la forma en que los usuarios recopilan, escriben y ven los datos. Más información: Capacidades de personalización
• Administración de personalizaciones para varios idiomas. Exporte el texto de la interfaz de usuario personalizada, como etiquetas de campo y valores de lista, de modo que el texto pueda traducirse al resto de idiomas usados en la implementación de Microsoft Dynamics CRM. Cuando se hayan completado las traducciones, importe el texto traducido. Más información: Traducción de texto de entidad y atributo personalizado
• Configuración de auditoría. Comience a realizar auditorías de la organización. Use la auditoría en las entidades y campos en los que desea realizar el seguimiento de los cambios. Más información: Auditoría de datos en Microsoft Dynamics CRM
• Personalización de informes. Modifique los informes predeterminados para adaptarlos a las modificaciones de la interfaz de usuario. Cree nuevos informes que satisfagan las necesidades de su empresa. Más información: Personalización y organización de informes
• Configuración de la administración de los documentos. Seleccione las entidades de Microsoft Dynamics CRM que desee almacenar en Windows SharePoint. Después de configurar la administración de los documentos para las entidades, almacene sus documentos para los registros de la entidad en Windows SharePoint y, a continuación, administre los documentos de Microsoft Dynamics CRM. Más información: Administración de los documentos almacenados en SharePoint de Microsoft Dynamics CRM
• Creación de flujos de trabajo para automatizar los procesos de negocios. Automatice los procesos de negocios para usar un procesamiento de registros coherente en toda la organización. Más información: Creación y uso de flujos de trabajo
• Personalización de Mobile Express. Especifique las entidades que desea poner a disposición de los usuarios de Mobile Express. Personalice los formularios para esas entidades en Mobile Express. Más información: Personalización de entidades y formularios de Mobile Express

Mantenimiento continuo

• Cambios de personal: agregue y quite usuarios, actualice equipos, zonas de ventas y colas, y modifique roles de seguridad. Más información: Administración de los usuarios, Control del acceso a los datos
• Cambios en el proceso de negocios: a medida que cambien las necesidades de seguimiento, agregue y modifique informes, personalice formularios y vistas, modifique flujos de trabajo y supervise trabajos del sistema Procesos que realiza Microsoft Dynamics CRM de forma independiente o en segundo plano. Se pueden iniciar otros procesos antes de que finalice un trabajo del sistema. Los ejemplos de trabajos del sistema incluyen trabajos de flujo de trabajo y trabajos de detección de duplicados.. Más información: Personalización de entidades, Trabajar con flujos de trabajo, Trabajar con trabajos del sistema
• Mantenimiento de la calidad de los datos mediante la prevención de duplicados. Más información: Evitar registros duplicados
• Comunicación con los usuarios: escriba los anuncios según sea necesario. Más información: Trabajar con anuncios