Evitar registros duplicados

Para determinar si un registro es un posible duplicado, Microsoft Dynamics CRM usa reglas de detección de duplicados Reglas que especifican criterios para identificar un registro como un duplicado.. Cuando se publica una regla de detección de duplicados, se crea un código de correspondencia Código que se crea para cada registro al que se aplica una regla de detección de duplicados; se usa como parte del proceso de detección de duplicados. para cada registro existente. También se crea un código de correspondencia para un registro cuando éste se crea o actualiza. Cuando un registro se encuentra en el proceso de creación o actualización, su código de correspondencia se puede comprobar automáticamente con los códigos de correspondencia de los registros existentes.

De manera predeterminada, Microsoft Dynamics CRM tiene reglas simples de detección de duplicados configuradas para cuentas, contactos y clientes potenciales, que se basan en los registros con idénticas direcciones de correo electrónico. Más información: Trabajar con reglas de detección de duplicados

Importante

Después de publicar una regla de detección de duplicados, no se detecta el aumento de longitud de los campos incluidos en los criterios de detección de duplicados. La longitud del campo podría superar el límite de longitud del código de correspondencia y no ser comprobado; por lo tanto, es posible que existan duplicados sin detectar.

Un Administrador del sistema o Personalizador del sistema hacen que la detección de duplicados esté disponible. Además, definen y publican reglas de detección de duplicados para la organización. Más información: Habilitación y deshabilitación de la detección de duplicados

De manera predeterminada, la detección de duplicados está disponible:

• Cuando se crea o se actualiza un registro. Esto incluye cuando se realiza el seguimiento Haber creado un vínculo entre un registro de Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Office Outlook. Los registros marcados para seguimiento se actualizan en las dos aplicaciones, incluida la creación de nuevas actividades. en Microsoft Dynamics CRM de un archivo creado con Microsoft Dynamics CRM para Outlook.

  CRM pregunta a los usuarios antes de guardar o importar posibles registros duplicados.

  Nota

  Los duplicados no se pueden detectar cuando un usuario combina dos registros, convierte un cliente potencial o guarda una actividad como completada. Los duplicados tampoco se detectan cuando un usuario cambia el estado de un registro, como al activar o reactivar un registro.

• Cuando Microsoft Dynamics CRM para Outlook pasa de estar sin conexión a estar en línea.

  De manera predeterminada, los duplicados no se detectan durante la sincronización. Más información: Sincronizar datos

• Durante la importación de datos.

  Cada vez que se define una importación, está disponible la opción de comprobar si existen duplicados. Más información: Trabajar con importaciones

Aún es posible crear registros duplicados. Por lo tanto, puede programar trabajos de detección de duplicados. Un trabajo de detección de duplicados se ejecuta en segundo plano mientras se llevan a cabo otras acciones en Microsoft Dynamics CRM. Puede solicitar recibir una notificación de correo electrónico de CRM cuando finalice el trabajo de detección de duplicados.