Envío y recepción de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM para Outlook

Cuando trabaje en Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, podrá usar todos los botones y barras de herramientas de Outlook con los que está familiarizado mediante la barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM, el menú o la ficha para administrar los mensajes de correo electrónico y la mayoría de las actividades Acciones que se van a realizar, como tareas, o elementos de comunicación que se envían o reciben, por ejemplo, correos electrónicos, llamadas de teléfono, cartas, faxes y citas.Se realiza un seguimiento del estado de las actividades y se guarda en el sistema el historial de las actividades para que los usuarios puedan ver las actividades abiertas y cerradas. restantes.

En cualquier momento, puede realizar el seguimiento Para crear un vínculo entre un registro en Microsoft Dynamics CRM y en Microsoft Office Outlook. Los registros marcados para seguimiento se actualizan en las dos aplicaciones, incluida la creación de nuevas actividades. de un mensaje de correo electrónico de Outlook en Microsoft Dynamics CRM. Los mensajes con seguimiento aún aparecen en las carpetas de correo de Outlook. De manera predeterminada, los mensajes con seguimiento se muestran con un símbolo Microsoft Dynamics CRM . Una copia del mensaje de correo electrónico se guarda como una actividad y está disponible en el área de actividades de Microsoft Dynamics CRM. Puede vincular la actividad a un registro en Microsoft Dynamics CRM. También puede establecer opciones personales para que se realice un seguimiento de todo el correo entrante en Microsoft Dynamics CRM.

Más información: Definir opciones personales

Importante

Puesto que Microsoft Dynamics CRM comparte datos entre usuarios, no se aplican muchos de los supuestos de privacidad predeterminados de un sistema de correo electrónico completo. Esto significa que una actividad de correo electrónico que está asociada con un registro de Microsoft Dynamics CRM (por ejemplo, un caso, cuenta o contacto) tiene la misma visibilidad que cualquier otra actividad asociada con ese registro. Todo usuario que tenga acceso al registro y a sus actividades asociadas, también tendrá acceso al mensaje de correo electrónico.

Administración del correo electrónico entrante

Cuando se usa Microsoft Dynamics CRM para Outlook, todos los correos electrónicos que se reciben llegan a la bandeja de entrada de Outlook. Solo los mensajes de correo electrónico que se originaron como una actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM (es decir, una respuesta a un mensaje de correo electrónico que se envió desde Microsoft Dynamics CRM) o que están marcados para su seguimiento en Microsoft Dynamics CRM, llegan al área Actividades de Microsoft Dynamics CRM y Mi área de trabajo: colas. Si lo prefiere, puede:

• Realizar el seguimiento de todos los mensajes de correo electrónico entrantes como actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM.
• Realizar un seguimiento solo de los mensajes de correo electrónico originados en Microsoft Dynamics CRM (es decir, el correo electrónico enviado en respuesta a una actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM) en actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM.
• Realizar un seguimiento solo de los mensajes de correo electrónico relacionados con sus cuentas, contactos o clientes potenciales.
• Realizar el seguimiento de los mensajes de correo electrónico relacionados con todos los tipos de registros personalizados y de Microsoft Dynamics CRM que contienen un campo de correo electrónico.

  Nota

  Es posible que más de un tipo de registro personalizado incluya la misma dirección de correo electrónico. Cuando esto ocurre, Microsoft Dynamics CRM vincula los mensajes de correo electrónico que se reciben de esta dirección de correo electrónico con el registro que pertenece a la entidad personalizada que se creó primero. Por ejemplo, un tipo de registro Paciente creado correctamente en enero muestra la dirección de correo electrónico de alguien@ejemplo.com. Un tipo de registro Doctor creado en febrero también muestra la misma dirección de correo electrónico. Microsoft Dynamics CRM vincula los mensajes de correo electrónico recibidos de alguien@ejemplo.com solo con el tipo de registro Paciente. Si se envía un mensaje de correo electrónico a alguien@ejemplo.com, vincula el mensaje de correo electrónico con el tipo de registro Paciente y con el tipo de registro Doctor.

Si elige no realizar el seguimiento de todos los mensajes de correo electrónico entrantes, podrá realizar el seguimiento manual los mensajes seleccionados en Outlook como actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM.

Si realiza un seguimiento de todos los mensajes de correo electrónico como actividades de correo de Microsoft Dynamics CRM, todo aquel que tenga permiso para ver o trabajar con sus actividades tendrá acceso a los mensajes de correo. Además, cuando se realiza un seguimiento de un mensaje de correo electrónico con datos adjuntos como una actividad de Microsoft Dynamics CRM, éstos se incluyen en la actividad. Si no desea que dichos datos adjuntos estén disponibles para otros usuarios, elimínelos de la actividad de correo electrónico.

Más información: Guardar contactos, tareas y mensajes de correo electrónico de Outlook como registros de Microsoft Dynamics CRM

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Envío y respuesta a mensajes de correo electrónico

Puede vincular las actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM para activar los contactos Personas que representan clientes o clientes potenciales, o individuos relacionados con cuentas. Por ejemplo, una persona que adquiere productos o servicios para su uso particular o un empleado de una cuenta. Un contacto también puede ser una persona implicada en una transacción empresarial, como un proveedor o un colega., cuentas Compañías que pueden hacer negocios con su organización., clientes potenciales Posibles clientes que se deben calificar o descalificar como oportunidades de ventas. Si se califica un cliente potencial, se puede convertir en una oportunidad, una cuenta o un contacto., instalaciones Espacios físicos, como salas de conferencias o áreas de servicios, donde se pueden realizar actividades de servicio., equipamiento Herramientas o activos que se usan para realizar una actividad de servicio., colas Mantener contenedores para actividades que se deben completar.Hay colas que contienen casos y actividades en el área de trabajo y colas de artículos en Knowledge Base. o usuarios Personas que tienen cuentas de usuario activas en Microsoft Dynamics CRM. de Microsoft Dynamics CRM. Puede seleccionar activar los registros de Microsoft Dynamics CRM con direcciones de correo electrónico de la libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM, que se instala automáticamente cuando se instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook. También se puede realizar un seguimiento de las actividades de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM sin relacionarlas con otro registro.

Cuando envía, responde o reenvía un mensaje de correo electrónico del que se está realizando un seguimiento como actividad de correo, se crea una actividad cerrada para cada cuenta y cada contacto al que se hace referencia, y se muestra en el área Actividades. Las actividades de correo electrónico cerradas no se pueden actualizar excepto para vincularlas a un registro de Microsoft Dynamics CRM relacionado. Si no se ha seleccionado aún un registro relacionado, tiene la opción de seleccionar uno.

Más información: Administración de actividades de correo electrónico

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Trabajo con Microsoft Dynamics CRM para Outlook sin conexión y sincronización con Microsoft Dynamics CRM

Si instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook, tiene la opción de trabajar sin conexión desde el servidor de Microsoft Dynamics CRM. Puede crear mensajes de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM que se envían cuando se vuelve a conectar con el servidor Microsoft Dynamics CRM. Si envía mensajes de correo electrónico de Outlook, estos se enviarán inmediatamente si cuenta con acceso a la red para el envío de correo electrónico.

Más información: Sincronización de la información

Cuando se trabaja con Microsoft Dynamics CRM para Outlook sin conexión, es posible que se produzcan errores en la entrega del mensaje de correo electrónico enviado o que este se bloquee. Esto puede deberse a que el destinatario no desea recibir el mensaje de correo electrónico o a que el servidor de correo no está funcionando. Si esto ocurre, Outlook guardará el mensaje de correo electrónico en la carpeta Borradores, pero Microsoft Dynamics CRM creará una actividad cerrada. En Microsoft Dynamics CRM, use la vista Correo electrónico pendiente para ver los mensajes sin enviar.

Cuando se trabaja sin conexión, los mensajes de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM que se envían se guardan en la cola sin conexión de Outlook. Al conectarse, Microsoft Dynamics CRM intenta enviarlos y crear las actividades automáticamente. Si no puede enviarse un mensaje de correo electrónico, Microsoft Dynamics CRM lo guarda como una actividad borrador, pero no aparece en la carpeta Borradores de Outlook.

Más información: Trabajo sin conexión

Uso de la libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM

Use la libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM para seleccionar los registros de Microsoft Dynamics CRM en Outlook. La libreta de direcciones incluye cuentas, contactos, instalaciones y equipamiento, clientes potenciales, colas y usuarios. Obtenga acceso a la libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM y úsela mediante el mismo menú que las otras libretas de direcciones de Outlook.

La libreta de direcciones se usa para reconciliar destinatarios de correo electrónico en mensajes entrantes con contactos de Microsoft Dynamics CRM y vincularlos automáticamente. El modo en que se hace la correspondencia entre contactos se establece en las opciones personales.

Más información: Definir opciones personales

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