Trabajar con registros y actividades en Microsoft Dynamics CRM para Outlook

Con Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, puede trabajar en todas las áreas de Microsoft Dynamics CRM para las cuales disponga de privilegios Derechos de un usuario a realizar acciones específicas en tipos de registros específicos o a realizar tareas. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuación, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones..

Creación de nuevos registros y actividades

Cree nuevos registros Entradas de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que almacenan toda la información acerca de elementos específicos, como contactos. Los registros son como tarjetas de índice individuales en un sistema de archivo de tarjetas de índice. En una lista puede ver información básica de los registros y en un formulario puede ver o cambiar información detallada de los registros. y actividades Acciones que se van a realizar, como tareas, o elementos de comunicación que se envían o reciben, por ejemplo, correos electrónicos, llamadas de teléfono, cartas, faxes y citas.Se realiza un seguimiento del estado de las actividades y se guarda en el sistema el historial de las actividades para que los usuarios puedan ver las actividades abiertas y cerradas. mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook en estas ubicaciones:

• Botones de la barra de herramientas, menús y pestañas de Outlook

  Más información: Definir opciones personales

• barra de herramientas (en Outlook 2007) o la pestaña CRM en la cinta de opciones (en Outlook 2010)
• menú CRM (en Outlook 2007) o la pestaña CRM (en Outlook 2010)
• carpetas de Microsoft Dynamics CRM

Más información: Guardar contactos, tareas y mensajes de correo electrónico de Outlook como registros de Microsoft Dynamics CRM

Trabajar sin conexión

Para usar la característica sin conexión, necesita el privilegio Derecho de un usuario a realizar una acción específica en un tipo de registro específico o a realizar una tarea. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuación, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones. sin conexión.

La siguiente lista muestra las características que no están disponibles cuando se está sin conexión

Más información: Trabajo sin conexión

Sincronización de avisos y calendarios

Algunas actividades heredan recordatorios de Outlook. Una actividad puede tener o no un aviso según el lugar donde se creó:

• Actividades creadas en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
• Actividades creadas en la aplicación web

Solo las actividades de servicio y las citas de Microsoft Dynamics CRM a las que se realiza un seguimiento en Outlook como citas aparecen tanto en los calendarios de Outlook como de Microsoft Dynamics CRM.

Eliminación de registros y actividades

Cuando se elimina un contacto, tarea o cita vinculados de Outlook o Microsoft Dynamics CRM, puede ocurrir una de las siguientes situaciones: el elemento vinculado también se puede eliminar, o el elemento vinculado se mantiene pero se rompe el vínculo y no se sincronizan los cambios futuros.

• Para los contactos de su propiedad:
  • Si elimina un contacto de Outlook, no se eliminará de Microsoft Dynamics CRM pero se rompe el vínculo y se actualiza el registro.
  • Si se elimina un contacto de Microsoft Dynamics CRM y el contacto es de su propiedad, no se elimina de Outlook pero el vínculo se rompe y el registro no se actualiza.
  • Si otra persona elimina un contacto de Outlook y el contacto es de su propiedad, no se elimina de Microsoft Dynamics CRM pero el vínculo se rompe y el registro no se actualiza ni se vuelve a crear en Outlook.
• Para los contactos que no son de su propiedad:
  • Si otra persona elimina un contacto de Outlook y el contacto no es de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM, se eliminará el contacto en Microsoft Dynamics CRM.
• Para otros registros y actividades:
  • Si se elimina un registro con seguimiento en Outlook, o una cita rechazada en Outlook y, a continuación, se actualiza el registro o actividad en Microsoft Dynamics CRM, es posible que se vuelva a crear el registro o la actividad.
  • Cuando se elimina un mensaje de correo electrónico, un contacto, una tarea completada o una actividad de servicio o cita pasadas de Outlook, estos no se eliminan de Microsoft Dynamics CRM pero se rompe el vínculo. Sin embargo, si elimina una tarea pendiente (incompleta) o una cita futura de Outlook, también se elimina de Microsoft Dynamics CRM.
  • Si se elimina una actividad con seguimiento en Outlook o se rechaza una cita en Outlook y, a continuación, se actualiza el registro de Microsoft Dynamics CRM en Microsoft Dynamics CRM, es posible que se vuelva a crear el registro o la actividad durante la sincronización.
• Citas y tareas pendientes:
  • Si el propietario u organizador elimina la cita de Outlook, se eliminará de Microsoft Dynamics CRM. Si la elimina un participante, no se eliminará de Outlook .
  • Si elimina una tarea pendiente de Outlook o Microsoft Dynamics CRM, se eliminará la tarea vinculada.
• Citas pasadas y tareas completadas:
  • Las citas pasadas y las tareas completadas no se eliminan.

Más información: Sincronización de la información