Seguimiento de registros en Outlook
Si se realiza el seguimiento de mensajes de correo electrónico, contactos, tareas y citas (incluidas citas recurrentes), se agregan instantáneamente los elementos a Microsoft Dynamics CRM. Las actualizaciones de la información se pueden realizar en ambos programas y puede obtenerse acceso a ellas en ambos, porque los datos se sincronizan entre los programas.
Microsoft Dynamics CRM para Outlook le permite elegir rápidamente los elementos de Outlook a los que desea realizar el seguimiento o dejar de realizarlo. Seleccione uno o más elementos para realizar el seguimiento. Sin embargo, elija un solo elemento cuando desee dejar de realizar el seguimiento del mismo.
Cuando realice el seguimiento de elementos de Outlook, también puede realizar las siguientes tareas:
- Seleccionar el registro relacionado para uno o varios elementos.
- Establecer la cuenta primaria o el registro de contacto para los contactos.
- Agregar o editar conexiones.
- Convertir mensajes de correo electrónico, citas, reuniones y tareas en registros de casos, oportunidades y clientes potenciales de Microsoft Dynamics CRM.
- Abrir el registro en Microsoft Dynamics CRM y abrir el registro primario y relacionado en Microsoft Dynamics CRM.
- Crear nuevos registros de contacto o de cliente potencial con la opción seleccionada de creación automática de registros de contacto o de cliente potencial.
- Insertar y adjuntar plantillas de correo electrónico, artículos e información de ventas de Microsoft Dynamics CRM a mensajes de correo electrónico.
- Realizar el seguimiento de tareas como tareas, llamadas de teléfono, cartas o faxes de Microsoft Dynamics CRM.
Cuando realiza el seguimiento de un nuevo mensaje de correo electrónico, Microsoft Dynamics CRM crea un nuevo registro de actividad de correo electrónico. Puede vincular el mensaje de correo electrónico con otros registros de Microsoft Dynamics CRM si selecciona un registro relacionado con el mensaje de correo electrónico.
También puede crear automáticamente nuevos registros de contacto o cliente potencial desde solicitudes de reuniones y mensajes de correo electrónico. El nuevo registro de contacto o cliente potencial incluye la dirección de correo electrónico del remitente u organizador de la reunión, y la solicitud de reunión o mensaje de correo electrónico se vincula con el nuevo registro de contacto o cliente potencial.
Según las opciones de seguimiento de correo electrónico que seleccione, algunos elementos pueden sincronizarse automáticamente con Microsoft Dynamics CRM de manera que no es necesario que seleccione los elementos a los que desee realizar el seguimiento.
También puede realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico desde y hacia listas de distribución. Si no expande la lista de distribución antes de realizar el seguimiento del mensaje de correo electrónico y guardarlo, y si la opción que crea registros automáticamente está seleccionada, se creará un nuevo registro de Microsoft Dynamics CRM para la lista de distribución.
Más información: Definir opciones personales
Tareas que puede realizar en el panel de Microsoft Dynamics CRM de elementos de Outlook
Cuando se instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook, los mensajes de correo electrónico, los contactos, las tareas y las citas incluyen un panel Microsoft Dynamics CRM que muestra información y vínculos sobre el elemento y registros relacionados.
El panel Microsoft Dynamics CRM muestra la siguiente información:
- Si se realiza un seguimiento del elemento.
- El nombre del registro primario (para contactos) o registro Referente a.
- Los registros relacionados junto con un símbolo que identifica el tipo de registro en Microsoft Dynamics CRM.
- Si los mensajes de correo electrónico, los nombres o las listas de distribución en el mensaje de correo electrónico son también registros de Microsoft Dynamics CRM.
Nota
El panel Microsoft Dynamics CRM muestra el nombre de la lista de distribución si realiza el seguimiento de un mensaje de correo electrónico sin expandir la lista de distribución. Si expande dicha lista antes de realizar el seguimiento y guardar un mensaje de correo electrónico, se realizará el seguimiento de las direcciones individuales de correo electrónico que componen la lista de distribución.
El panel Microsoft Dynamics CRM incluye además un botón Opciones . Esto permite tener acceso rápido a las opciones de seguimiento de correo electrónico que puede seleccionar. Más información: Definición de opciones personales
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Volver al principioSeguimiento y sincronización en varios equipos
Puede usar varios equipos para ejecutar Outlook y trabajar en Microsoft Dynamics CRM. No se mostrarán los cambios ni las actualizaciones en Microsoft Dynamics CRM hasta que su equipo de sincronización se vuelva a conectar al servidor de Microsoft Dynamics CRM.
Más información: Conexión con otra organización en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
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Delegar acceso y seguimiento
Si ha delegado acceso a su cuenta de Outlook, el delegado puede realizar el seguimiento de elementos en representación suya. Estos elementos no se sincronizarán con Microsoft Dynamics CRM hasta que se vuelva a conectar al servidor de Microsoft Dynamics CRM. Más información: Outlook 2010: Permitir que una persona administre su correo y calendario
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Cómo funciona la eliminación de elementos bajo seguimiento
Mensajes de correo electrónico
La eliminación de un mensaje de correo electrónico que se encuentra bajo seguimiento en Outlook no elimina el mensaje de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM.
La eliminación de un mensaje de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM no elimina el mensaje bajo seguimiento en Outlook.
Si deja de realizar el seguimiento de un mensaje de correo electrónico en Outlook, Microsoft Dynamics CRM para Outlook pregunta si desea eliminar el mensaje en Microsoft Dynamics CRM.
Contactos
La eliminación de un contacto bajo seguimiento en Outlook no elimina el registro de contacto en Microsoft Dynamics CRM.
Si no es el propietario del registro de contacto, la eliminación de un contacto en Microsoft Dynamics CRM elimina el contacto bajo seguimiento en Outlook.
Si es el propietario del registro de contacto, la eliminación de un contacto en Microsoft Dynamics CRM no elimina el contacto en Outlook.
Si no es el propietario del registro de contacto y deja de realizar el seguimiento del contacto, Microsoft Dynamics CRM elimina el registro de contacto.
Si es el propietario del registro de contacto y deja de realizar el seguimiento del contacto, Microsoft Dynamics CRM para Outlook pregunta si desea eliminar el registro de contacto en Microsoft Dynamics CRM.
Citas
La eliminación de una cita bajo seguimiento en Outlook elimina la cita en Microsoft Dynamics CRM y la eliminación de una cita bajo seguimiento en Microsoft Dynamics CRM elimina la cita en Outlook, si se cumple lo siguiente:
- La cita es actual.
- Usted es el propietario o el organizador del registro de cita.
Si deja de realizar el seguimiento de una cita, Microsoft Dynamics CRM para Outlook pregunta si desea eliminar la cita en Microsoft Dynamics CRM. El registro de cita se elimina en Microsoft Dynamics CRM, si se cumple lo siguiente:
- La cita es actual.
- Usted es el propietario del registro de cita.
Tareas
La eliminación de una tarea bajo seguimiento en Outlook elimina el registro de actividad de tarea en Microsoft Dynamics CRM.
La eliminación del registro de actividad de tarea en Microsoft Dynamics CRM elimina la tarea en Outlook, si la tarea es actual.
Si deja de realizar el seguimiento de una tarea, Microsoft Dynamics CRM para Outlook pregunta si desea eliminar la tarea en Microsoft Dynamics CRM.
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Sincronización de Microsoft Dynamics CRM y los datos locales
Filtros de sincronización con Outlook y Filtros de sincronización sin conexión definen sus datos locales. Los filtros de Outlook especifican los datos que se sincronizan entre Microsoft Dynamics CRM y sus carpetas de Outlook. Los filtros sin conexión especifican los datos que se almacenan y sincronizan entre su copia local de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM y el servidor de Microsoft Dynamics CRM.
Los filtros predeterminados se pueden editar, desactivar y eliminar. Puede agregar nuevos filtros si desea especificar criterios adicionales para los datos que desea sincronizar y almacenar localmente.
La actualización y sincronización de los datos locales puede demandar un período de tiempo considerable. Para sincronizar, conectarse y desconectarse más rápidamente, puede disminuir el intervalo de sincronización automática.
Más información: Definir opciones personales
La libreta de direcciones se sincroniza con Microsoft Dynamics CRM de forma automática cuando inicia Outlook y, después, cada 24 horas.
Más información: Sincronización de datos
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Prevención de pérdida de datos durante el proceso de sincronización
Para evitar la pérdida de datos, cuando se desconecta, Microsoft Dynamics CRM sincroniza los datos del servidor con los datos locales y aplica todos sus cambios al servidor. Todas las transacciones entre servidores se envían completamente antes de que se borren los registros en los datos locales.
Cuando ejecuta un proceso de sincronización, Microsoft Dynamics CRM sobrescribe la información existente sin comprobar ni comparar la última fecha en que se ha guardado.
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