Creación de contratos
Los contratos registran los contratos de nivel de servicio y los derechos. Puede crear contratos para clientes existentes que especifiquen el tipo de servicio y las condiciones que se aplican a cada cliente. Esta información incluye la duración del contrato, el número de incidentes de casos o minutos de servicio adquiridos, qué horas y días de la semana hay cobertura y los derechos del servicio. Los contratos también pueden incluir las notas para esos derechos, para registrar detalles adicionales, como el tiempo de respuesta, los planes de mantenimiento preventivo, qué productos o piezas del producto están cubiertos, y detalles del servicio, como el tipo de servicio y la facturación por la mano de obra, piezas y otros gastos.
Creación de un contrato
Los contratos nuevos se crean basándose en plantillas de contrato. Estas plantillas definen información como los tipos de cobertura antes de que escriba el contrato. Sólo puede crear contratos para cuentas y contactos existentes.
Un contrato tiene el estado de borrador hasta que se factura. A cada nuevo contrato se le asigna una identificación única que no se puede usar para otro contrato, a menos que el contrato se esté renovando. Cuando renueva un contrato, este se guarda como borrador con una identificación que corresponde al contrato original.
Más información: Crear o editar plantillas de contrato y Trabajar con contratos
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Volver al principioFacturación y activación de contratos
Cuando un contrato tiene al menos una línea de contrato y una dirección de facturación, puede marcarlo como facturado. Cuando cambia el estado, esto implica que ha aceptado el contrato. Microsoft Dynamics CRM no factura automáticamente al cliente ni crea un registro de factura a menos que la empresa haya integrado Microsoft Dynamics CRM con un producto de Microsoft BackOffice. El estado del contrato es Facturado hasta que se supera la fecha de inicio y entonces cambia a Activo. No puede eliminar un contrato con el estado Facturado o Activo.
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Ver contratos
De forma predeterminada, el rol de seguridad Representante del servicio al cliente (CSR) garantiza a todos los CSR los permisos necesarios para recuperar contratos y ver los detalles.
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Comprobación de los derechos de un caso al ver un contrato
Cuando un CSR abre un caso, puede buscar el contrato del cliente y determinar el nivel adecuado de soporte. El CSR puede asociar un caso a un contrato y una línea de contrato específicos. La cantidad de cobertura de soporte usada se registra automáticamente en el contrato; no obstante, el CSR puede cambiarla manualmente.
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Retención o cancelación de contratos
Un contrato está Activo y los CSR pueden abrir casos relacionados con él hasta la fecha de finalización del contrato, a menos que el contrato se retenga o se cancele.
Si desea suspender o desactivar un contrato por un período de tiempo indefinido, puede retenerlo. No puede abrir casos ni registrar una actividad para ese contrato. Si se supera la fecha de finalización del contrato mientras está retenido y después se reactiva el contrato, el estado del contrato cambia a Caducado.
Una vez cancelado un contrato, no puede volver a abrirse ni renovarse.
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Renovación de contratos
Una vez superada la fecha de finalización del contrato, el contrato caduca y no se pueden abrir casos para él. Para abrir un nuevo caso para el contrato, renuévelo. Cuando renueva un contrato, se crea una copia de borrador del contrato con el mismo número de identificación que el contrato original caducado. Puede realizar modificaciones en el nuevo contrato borrador, incluida la adición o modificación de las líneas de contrato. También tiene la opción de incluir líneas de contrato canceladas del contrato original. Cuando caduca el contrato original, puede facturar y activar el contrato renovado.
Un contrato renovado tiene el mismo número de identificación que el contrato original, con la acción de renovación reflejada en el historial del contrato. La fecha de inicio se configura automáticamente al día después de que caduque el contrato existente y para la misma duración que el contrato original. Sin embargo, puede cambiar manualmente la duración.
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