Realizar un seguimiento y guardar automáticamente correo electrónico entrante de Outlook como actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM

¿Puedo realizar esta tarea?

Al realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico, Microsoft Dynamics CRM crea mensajes de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM que se vinculan a los mensajes originales en Microsoft Office Outlook.

Importante

Una vez guardado el mensaje como actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM, cualquier usuario con acceso a las actividades en Microsoft Dynamics CRM podrá obtener acceso al mensaje guardado.

1. Inicie Outlook. (Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe instalarse).
2. Si tiene instalado Outlook 2007, en el menú CRM, haga clic en Opciones.

   O bien:

   Si tiene instalado Outlook 2010, haga clic en Archivo. Haga clic en la pestaña CRM y, a continuación, en Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, haga clic en la pestaña Correo electrónico.
4. Para vincular y guardar automáticamente los mensajes de correo electrónico entrantes como registros de Microsoft Dynamics CRM, en la sección Seleccionar la forma en que Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe integrar el correo electrónico con Microsoft Dynamics CRM, active la casilla Comprobar el correo electrónico entrante en Outlook y determinar si se debe vincular un correo electrónico y guardar como un registro de Microsoft Dynamics CRM.
5. Para seleccionar si desea realizar el seguimiento y guardar todos los mensajes de correo electrónico o solo ciertos tipos, en la sección Seleccione los mensajes de correo electrónico para los que desea realizar el seguimiento en Microsoft Dynamics CRM, haga clic en una de las siguientes opciones:
   • Todos los mensajes de correo electrónico
   • Mensajes de correo electrónico en respuesta a correo electrónico de CRM. Solo se realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico si la persona tiene un registro en Microsoft Dynamics CRM.
   • Mensajes de correo electrónico de clientes potenciales, contactos y cuentas de CRM. Solo se realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico si proceden de una persona con un registro de cuenta, contacto o cliente potencial de Microsoft Dynamics CRM.
   • Mensajes de correo electrónico de registros de Microsoft Dynamics CRM habilitados para enviar por correo electrónico. Se realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico de cualquier tipo de registro, incluidos los tipos de registro personalizados que contienen una dirección de correo electrónico.
6. Si desea que Microsoft Dynamics CRM cree automáticamente registros de contacto o cliente potencial a partir de los mensajes de correo electrónico entrantes o de reuniones, en la sección Crear automáticamente registros en Microsoft Dynamics CRM, active la casilla Crear.
7. Elija el tipo de registros que se van a crear.

   La opción Contactos se encuentra seleccionada de forma predeterminada. Si desea que Microsoft Dynamics CRM cree registros de cliente potencial, haga clic en Clientes potenciales.

8. Elija el icono que se muestra en los mensajes de correo electrónico a los que Microsoft Dynamics CRM realiza el seguimiento. El icono de Microsoft Dynamics CRM está seleccionado de forma predeterminada. O bien, seleccione Outlook.
9. Haga clic en Aceptar.

Notas

• Puede enviar mensajes de correo electrónico desde Microsoft Dynamics CRM mediante Outlook. En la sección Seleccionar la forma en que Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe integrar el correo electrónico con Microsoft Dynamics CRM, active la casilla Permitir que Microsoft Dynamics CRM envíe correos electrónicos mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
• Cuando se instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook, los mensajes de correo electrónico, así como los contactos, las citas y las tareas, incluyen un panel Microsoft Dynamics CRM que muestra información sobre el remitente y los destinatarios. Se muestra un icono que indica el tipo de registro del remitente y los destinatarios en Microsoft Dynamics CRM. El panel también incluye vínculos a los registros primarios, referentes y relacionados de Microsoft Dynamics CRM. Haga clic en los vínculos para abrir los registros en Microsoft Dynamics CRM. Más información: Seguimiento de registros
• También puede abrir un registro al que Microsoft Dynamics CRM realiza el seguimiento. En el grupo CRM, haga clic en Ver en CRM.
• Si su libreta de dirección también se almacena en el almacén de mensajes predeterminado de Microsoft Exchange, también puede realizar un seguimiento de mensajes de correo electrónico desde sus listas de distribución. La lista de distribución también se muestra como un vínculo en el panel de Microsoft Dynamics CRM para que pueda abrir rápidamente el registro en Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, si expande la lista de distribución antes de realizar el seguimiento manual de los mensajes de correo electrónico, los nombres individuales que forma la lista no coinciden con los registros de Microsoft Dynamics CRM.