Administración de roles de relación

Roles de relación

No se deben confundir con las relaciones de entidad (Configuraciones de metadatos que permiten que los registros relacionados tengan campos de búsqueda. Esto permite a los usuarios vincular los registros relacionados con otros registros. Los registros relacionados pueden aparecer en una lista que es visible desde el registro con el que se han relacionado.); los roles de relación son definiciones de cómo registros específicos de cuenta (Compañía que puede hacer negocios con su organización.), oportunidad (Posible evento generador de ingresos o venta a una cuenta del que se debe mantener un seguimiento a través de un proceso de venta hasta completarse.) y contacto (Persona que representa un cliente o cliente potencial, o un individuo relacionado con una cuenta. Por ejemplo, una persona que adquiere productos o servicios para su uso particular o un empleado de una cuenta. Un contacto también puede ser una persona implicada en una transacción empresarial, como un proveedor o un colega.) se pueden relacionar unos con otros en Microsoft Dynamics CRM.

• Uso de roles de relación
• Tipos de relaciones
• Administración de roles de relación

Uso de roles de relación

Los roles de relación son más flexibles que aquéllos que se definen en una relación entre entidades, pero se limitan a los registros de cuenta, contacto y oportunidad.

Las relaciones que se definen mediante roles de relación se pueden ver fácilmente dentro de los registros, pero también se pueden usar con Búsqueda avanzada (Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos.) para identificar grupos de registros que comparten un rol de relación común. La información de la relación también se puede presentar en informes, como por ejemplo el informe Información general de la cuenta.

En su organización, es posible que existan diversas relaciones que no resulten apropiadas para el seguimiento mediante una relación entre entidades. Por ejemplo:

• Relaciones de familia (padre, hermana, hermano, cónyuge o pareja, primo)
• Relaciones sociales (compañero de tenis, compañero de golf, miembro de club, amigo)
• Relaciones comerciales (defensor, influencia, parte interesada, referencia, garante)
• Relaciones empresariales (proveedor, asociado, consultor, contratista, competidor, antiguo empleado)

Tipos de relaciones

Los usuarios pueden crear dos tipos de relaciones:

• Relaciones de cliente
  • Los registros de cliente se pueden relacionar con otros registros de cliente (La cuenta o el contacto con el que una unidad de negocio realiza una transacción comercial.).
  • Las relaciones de cliente admiten una etiqueta por cada una de las dos partes de la relación.
  • Las relaciones de cliente son recíprocas. La relación definida para un registro también está disponible en el otro registro de cliente.
  • Las relaciones de oportunidad no se pueden crear desde los registros de cliente.
• Relaciones de oportunidad
  • Las oportunidades se pueden relacionar con los registros de cliente.
  • Las oportunidades no se pueden relacionar con otras oportunidades.

Administración de roles de relación

Una vez que los usuarios eligen los registros para la relación, pueden seleccionar entre las etiquetas disponibles en el respectivo formulario de relación. Solo se muestran las etiquetas válidas para estos tipos de entidades.

La administración de roles de relación consiste en elegir aquellas etiquetas que serán válidas cuando los usuarios definan estos tipos de relaciones. Cuando se definen las etiquetas, también se define la combinación de registros de cuenta, contacto u oportunidad que será válida para la etiqueta. Estos roles de relación se pueden usar en informes o consultas de Búsqueda avanzada, de modo que la coherencia de roles ayuda a asegurar la coherencia de datos.

No es necesario que los usuarios elijan etiquetas cuando establecen las relaciones. Pueden limitarse a escribir una descripción de la relación.