Creación o edición de un flujo de trabajo

¿Puedo realizar esta tarea?

1. En el Panel de navegación, haga clic en Configuración y, a continuación, en Centro de procesos, haga clic en Procesos.
2. En Actions toolbar, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo, establezca las propiedades necesarias para el flujo de trabajo.
   1. En el cuadro Nombre del proceso, escriba el nombre que desea usar para este flujo de trabajo.
   2. En la lista Entidad, seleccione la entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada. que desea usar con este flujo de trabajo.
   3. En la lista Categoría, seleccione Flujo de trabajo.
   4. En el área Tipo, seleccione si desea crear un proceso totalmente nuevo o si desea usar una plantilla de procesos Tipo de proceso, ya sea un flujo de trabajo o un diálogo, que sirve exclusivamente como la base para crear otros procesos. Las plantillas de procesos no pueden iniciar tareas de flujos de trabajo ni sesiones de diálogo..

      Si desea ver los detalles de la plantilla de procesos, selecciónela y haga clic en Propiedades.

   5. Haga clic en Aceptar.
4. En el área de la mitad superior del formulario de flujo de trabajo, establezca propiedades adicionales para el flujo de trabajo.
   1. Si tiene pensado activar este flujo de trabajo para automatizar los procesos de negocio, en la lista Activar como, seleccione Proceso.

      O bien:

      Si tiene pensado activar este flujo de trabajo como una plantilla Tipo de flujo de trabajo que sirve exclusivamente como base para crear otros flujos de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no pueden iniciar tareas de flujo de trabajo., en la lista Activar como, seleccione Plantilla de procesos.

   2. En Disponible para ejecutarse, seleccione el modo en que desea poner el flujo de trabajo a disposición de otros usuarios Personas que tienen cuentas de usuario activas en Microsoft Dynamics CRM. de la organización:
      • A petición. Si desea que el flujo de trabajo esté disponible como un flujo de trabajo a petición Un tipo de flujo de trabajo que solo se ejecuta cuando un usuario elige aplicarlo a registros desde una barra de herramientas o un menú en Microsoft Dynamics CRM., active esta casilla.
      • Como un flujo de trabajo secundario. Si desea que el flujo de trabajo esté disponible como un flujo de trabajo secundario Tipo de flujo de trabajo que se ejecuta solo cuando lo inicia otro flujo de trabajo. Está dentro de un flujo de trabajo primario y no se puede ejecutar por sí solo., active esta casilla.
   3. Si va a crear un flujo de trabajo automático Tipo de flujo de trabajo que se ejecuta en cuanto se cumplen las condiciones definidas en la lógica del flujo de trabajo. No se requiere ninguna acción del usuario para iniciar el flujo de trabajo., en Opciones para flujos de trabajo automáticos, establezca opciones únicas para los flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente:
      • Ámbito. Seleccione el nivel de acceso Configuración de rol de seguridad que determina, para una entidad dada, quién puede obtener acceso a los registros. Hay cuatro opciones: solo el propietario del registro, todos los usuarios de la unidad de negocio actual, todos los usuarios de la unidad de negocio actual o secundaria, o todos los usuarios. que coincida con el ámbito del flujo de trabajo Intervalo de registros en los que un flujo de trabajo concreto tiene permitido actuar. Las opciones disponibles cuando se especifica el ámbito de un flujo de trabajo dependen del nivel de acceso que tenga en la entidad principal del flujo de trabajo. Las tareas de flujo de trabajo iniciadas por el flujo de trabajo no actuarán en registros que sean propiedad de un usuario con un nivel de acceso superior al suyo. que desea establecer para este flujo de trabajo.

        Nota: los elementos disponibles en esta lista dependen de los privilegios Derechos de un usuario a realizar acciones específicas en tipos de registros específicos o a realizar tareas. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuación, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones. asignados a su rol de seguridad Conjunto definido de privilegios. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. para la entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada. del flujo de trabajo.

      • Iniciar al. Active las casillas que correspondan a los eventos de la implementación de Microsoft Dynamics CRM que desea que inicien el flujo de trabajo.

        Nota: si activa la casilla Cambio en los campos de registro, debe hacer clic en Seleccionar y especificar los campos Propiedad de una entidad con un tipo de datos específico. Los campos son análogos a las columnas de una tabla de la base de datos. Cuando se agregan a un formulario de entidad, se muestran como campos que corresponden a sus tipos de datos. de la entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada. que desea que el flujo de trabajo supervise por si hay cambios.

5. Agregue fases a la lógica del flujo de trabajo.

   En el Área de lógica flujo de trabajo de la mitad inferior del formulario Proceso , puede agregar fases de flujo de trabajo Elementos de la lógica de flujos de trabajo que agrupan pasos. Las reglas de flujo de trabajo determinan las actividades necesarias para un flujo de trabajo así como el orden en que deben realizarse. a su lógica de flujo de trabajo Todas las condiciones, acciones y otros elementos lógicos que definen cuándo y cómo actúa un flujo de trabajo concreto en registros de Microsoft Dynamics CRM..

   1. Haga clic en el Área de lógica flujo de trabajo donde desee agregar la fase del flujo de trabajo.
   2. En la Barra de herramientas de Lógica del flujo de trabajo, haga clic en Agregar paso y, a continuación, seleccione Fase.
   3. Haga clic en Aceptar.
   4. Haga clic en Escriba aquí la descripción de la fase y reemplace el texto predeterminado con una descripción de lo que incluye la fase del flujo de trabajo.

   Nota: si desea agregar una fase a un flujo de trabajo, todos los pasos deben estar dentro de una fase. Si es necesario, Microsoft Dynamics CRM organizará los pasos que ya existen en una fase cuando agrega una nueva fase.

6. Agregue pasos a la lógica del flujo de trabajo.

   En el área Lógica del flujo de trabajo de la mitad inferior del formulario Flujo de trabajo, puede agregar pasos de flujo de trabajo Elementos de la lógica de flujos de trabajo que definen unidades de la lógica empresarial en un flujo de trabajo. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos elementos. a la lógica de flujo de trabajo Todas las condiciones, acciones y otros elementos lógicos que definen cuándo y cómo actúa un flujo de trabajo concreto en registros de Microsoft Dynamics CRM..

   1. En el Área de lógica flujo de trabajo, haga clic donde desee agregar el paso del flujo de trabajo.
   2. En la Barra de herramientas de Lógica del flujo de trabajo, haga clic en Agregar paso y seleccione uno de los siguientes elementos:
      • Condición de comprobación. Agrega una condición de comprobación Elemento de la lógica del flujo de trabajo que define una situación específica y las acciones que se deben realizar si se produce la situación. Instrucción lógica de tipo "si-entonces" en un flujo de trabajo o diálogo. al flujo de trabajo. Puede agregar una condición de comprobación en cualquier nivel de la lógica del flujo de trabajo.

        Tras agregar una condición de comprobación al flujo de trabajo, puede agregar una o varias ramas condicionales y una acción predeterminada a la condición de comprobación:

        • Rama condicional. Agrega una rama condicional Un elemento de la lógica del flujo de trabajo que define una acción y condición alternativa o pasos adicionales, en casos donde no se cumplen los criterios de un elemento de la condición. Una instrucción lógica de tipo "else-if-then" en un flujo de trabajo. al flujo de trabajo. Para agregar una rama condicional, debe seleccionar la línea Si en la condición de comprobación o la línea De lo contrario, si en otra rama condicional.

          Observe que no se muestran más de seis niveles de ramas condicionales.

        • Acción predeterminada. Agrega una acción predeterminada Un elemento de la lógica del flujo de trabajo que define una acción alternativa en todos los casos que no coinciden con los criterios definidos en elementos de condición o de rama. Una instrucción lógica de tipo "else" en un flujo de trabajo. al flujo de trabajo. Solo puede incluir una acción predeterminada asociada con una condición de comprobación. Para agregar una acción predeterminada, debe seleccionar la línea Si en una condición de comprobación o la línea De lo contrario, si en una rama condicional.
      • Condición de espera. Agrega una condición de espera Un elemento de la lógica del flujo de trabajo que permite que un flujo de trabajo se detenga a sí mismo hasta que se haya cumplido el criterio definido por la condición. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automáticamente cuando cumple los criterios en la condición de espera. al flujo de trabajo. Puede agregar una condición de espera en cualquier nivel de la lógica del flujo de trabajo.

        Tras agregar una condición de espera al flujo de trabajo, puede agregar una o varias ramas de espera paralelas a la condición de espera:

        • Rama de espera paralela. Agrega una rama de espera paralela Un elemento de la lógica del flujo de trabajo que define una condición de espera alternativa con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan solo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear tiempos de espera en la lógica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condición de espera. al flujo de trabajo. Para agregar una rama de espera paralela, debe seleccionar la línea Esperar hasta en una condición de espera o la línea De lo contrario, esperar hasta en otra rama de espera paralela.
   3. Haga clic en condición.
   4. En el cuadro de diálogo Especificar condición, seleccione la condición Elemento de lógica de flujo de trabajo que define una situación específica y las acciones que se deben realizar cuando tiene lugar esa situación. Una instrucción lógica de tipo "if-then" en un flujo de trabajo. para el paso:

      Sugerencia: después de especificar una condición, mueva el cursor sobre el área a la derecha de la condición que acaba de especificar. Aparecerán nuevos campos en los que puede especificar detalles adicionales de la condición.

      1. En la primera lista, seleccione una entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada. o una entidad relacionada Entidad que está asociada con una entidad principal (tipo de registro) a través de una referencia única definida mediante el uso de un control de búsqueda en el formulario de la entidad relacionada. Por ejemplo, una cuenta tiene una referencia única a un contacto principal..
      2. En la segunda lista, seleccione un campo Propiedad de una entidad con un tipo de datos específico. Los campos son análogos a las columnas de una tabla de la base de datos. Cuando se agregan a un formulario de entidad, se muestran como campos que corresponden a sus tipos de datos. de la entidad seleccionada en el paso anterior.
      3. En la tercera lista, seleccione el operador lógico Elemento de lógica que afecta al resultado de una expresión lógica. Los ejemplos de operadores lógicos incluyen Es igual a y Contiene. En Microsoft Dynamics CRM, los operadores lógicos se usan en consultas de Búsqueda avanzada y también en condiciones de flujo de trabajo y valores dinámicos. que se ajuste mejor a la condición que desea especificar, como Contiene o Es igual a.
      4. En las últimas listas o cuadros, especifique el valor que desea usar como el criterio para la condición.
      5. Haga clic en Guardar y cerrar.

      Sugerencia: puede especificar varias condiciones para un solo paso del proceso. Después de seleccionar una entidad en la primera columna, aparece una segunda línea donde puede especificar otra condición. El proceso considera que se han cumplido las condiciones solo cuando un evento coincide con todos los criterios.

   5. En el formulario Flujo de trabajo, haga clic en Escriba aquí la descripción del paso y reemplace el texto predeterminado con una descripción de lo que incluye el paso del flujo de trabajo.
7. Agregue acciones a la lógica del flujo de trabajo.
8. Haga clic en Guardar o Guardar y cerrar.

Notas

• Si usa una condición de espera Un elemento de la lógica del flujo de trabajo que permite que un flujo de trabajo se detenga a sí mismo hasta que se haya cumplido el criterio definido por la condición. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automáticamente cuando cumple los criterios en la condición de espera. para aguardar un tiempo de espera Tipo de condición de espera en la lógica de un flujo de trabajo que detiene todas las acciones del flujo de trabajo hasta una hora especificada. Puede crear un tiempo de espera si selecciona los siguientes valores para la condición de espera: Flujo de trabajo (en Valores locales), Tiempo de espera, Es igual a y una fecha u hora específica., no puede cambiar la condición de tiempo de espera (puede cambiar los detalles individuales para el tiempo de espera, pero no cambiar el tiempo de espera a otro tipo de condición). Si necesita cambiar las condiciones, elimine el tiempo de espera y agregue una nueva condición de espera.
• Si necesita hacer una copia de seguridad de los flujos de trabajo o exportarlos para usarlos en otra implementación de Microsoft Dynamics CRM, puede exportarlos como parte de la exportación de personalizaciones. Más información: Exportación de personalizaciones y configuraciones
• Debe activar un flujo de trabajo para que esté disponible para su uso como un flujo de trabajo automático Tipo de flujo de trabajo que se ejecuta en cuanto se cumplen las condiciones definidas en la lógica del flujo de trabajo. No se requiere ninguna acción del usuario para iniciar el flujo de trabajo., a petición Un tipo de flujo de trabajo que solo se ejecuta cuando un usuario elige aplicarlo a registros desde una barra de herramientas o un menú en Microsoft Dynamics CRM. o secundario Tipo de flujo de trabajo que se ejecuta solo cuando lo inicia otro flujo de trabajo. Está dentro de un flujo de trabajo primario y no se puede ejecutar por sí solo.. Para activarlo, abra el flujo de trabajo y en la Actions toolbar, haga clic en Activar.