Guardar y vincular tareas y citas de Outlook en Microsoft Dynamics CRM

¿Puedo realizar esta tarea?

Puede guardar una tarea sin asignar, cita no periódica y solicitud de reunión de Outlook como un nuevo registro de actividad de Microsoft Dynamics CRM realizando un seguimiento del elemento. También puede vincular el elemento de Outlook a un registro de Microsoft Dynamics CRM, como una cuenta o un contacto. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, también se crea un nuevo registro de Microsoft Dynamics CRM que se vincula al registro de Outlook. Las actualizaciones del elemento en Outlook o en Microsoft Dynamics CRM se reflejan en ambos registros.

1. Inicie Outlook. (Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe instalarse).
2. En el calendario o lista de tareas de Outlook, seleccione una o varias citas, solicitudes de reunión o tareas que desea agregar a Microsoft Dynamics CRM. Puede seleccionar hasta 20 registros del mismo tipo cada vez.
3. Guardar tareas de Outlook como tareas de Microsoft Dynamics CRM
   • Si tiene instalado Outlook 2007, en la barra de herramientas CRM, haga clic en Seguimiento en CRM.
   • Si tiene Outlook 2010 instalado, en el grupo CRM, haga clic en Seguimiento.

     Los elementos y tareas del calendario aparecen como el mismo tipo de elemento en el área Actividades de Microsoft Dynamics CRM.

4. Guardar tareas de Outlook como llamadas de teléfono, faxes o cartas de Microsoft Dynamics CRM
   • En la carpeta de tareas de Outlook, abra una tarea.
   • En el grupo CRM, haga clic en la flecha del botón Seguimiento y, a continuación, haga clic en el tipo de actividad de Microsoft Dynamics CRM que desee crear.

     En la carpeta de tareas de Outlook, los iconos situados junto a los registros cambian al icono Seguimiento CRM . Las tareas nuevas aparecen como actividades seleccionadas en el área Actividades de Microsoft Dynamics CRM.

5. Para agregar información en el nuevo formulario de actividad de Microsoft Dynamics CRM; abra el elemento en Outlook y, a continuación, en el grupo CRM, haga clic en Ver en CRM.

   Se abre el registro de Microsoft Dynamics CRM.

   No puede editar una actividad después de que se haya cerrado en Microsoft Dynamics CRM. La excepción son los mensajes de correo electrónico enviados, que puede actualizar con información sobre los registros con los que están relacionados.

6. Para vincular el elemento con un registro de Microsoft Dynamics CRM, como una cuenta o un contacto, abra el elemento y, a continuación, en el grupo CRM, haga clic en Establecer Referente a. Haga clic en el tipo de registro que desea, seleccione el registro y, por último, haga clic en Aceptar.

   Sugerencia

   Haga clic en Referente a, Establecer Referente a o Establecer primario primero, y Seguimiento en CRM se activa automáticamente.

   Notas

   • En Outlook, puede quitar el vínculo y eliminar el registro correspondiente en Microsoft Dynamics CRM. Abra el elemento de Outlook. En el grupo CRM, haga clic en Sin seguimiento y, en el mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
   • En Outlook, Microsoft Dynamics CRM incluye vínculos a los registros referentes y primarios, y también especifica la forma en que se realiza el seguimiento del elemento.
   • La detección de duplicados Proceso en el que se identifican de forma automática posibles registros duplicados. identifica registros duplicados cuando se realiza el seguimiento de un registro. Microsoft Dynamics CRM también comprueba si hay duplicados cuando sincroniza o vuelve a conectarse.

   Resuelva los posibles registros duplicados.

   Cuando se publica una regla de detección de duplicados Regla que especifica criterios para identificar un registro como un duplicado., se crea un código de correspondencia Código que se crea para cada registro al que se aplica una regla de detección de duplicados; se usa como parte del proceso de detección de duplicados. para cada registro en el tipo de registro coincidente para dicha regla. La publicación se lleva a cabo en segundo plano como un trabajo del sistema.

   1. Para abrir un registro a fin de asegurarse de que es un posible duplicado, haga doble clic en el registro de la lista Posibles registros duplicados.
      • Si la regla de detección de duplicados Regla que especifica criterios para identificar un registro como un duplicado. identificó posibles registros duplicados en otros tipos de registro, revise los registros de cada tipo que aparece en la lista.
   2. Para crear un nuevo registro, si el registro nuevo o actualizado no es un duplicado, haga clic en Guardar registro.

      O bien:

      Para cancelar los cambios, si el registro nuevo o actualizado es un duplicado, haga clic en Cancelar.

   Nota

   La detección de duplicados sólo se puede realizar si está habilitada en la Configuración de detección de duplicados y si existe al menos una regla de detección de duplicados Regla que especifica criterios para identificar un registro como un duplicado. para el tipo de registro.Más información: Evitar registros duplicados

   • Si no ha sido seleccionado como uno de los recursos requeridos para una cita o actividad de servicio, la actividad no aparecerá en su calendario de Outlook después de la sincronización.
   • No se puede vincular una tarea guardada en el almacén de mensajes predeterminado de Outlook o en ubicaciones distintas de la ubicación de Microsoft Exchange predeterminada.