Preparar un archivo para importar

¿Puedo realizar esta tarea?

Siga las instrucciones de este tema para asegurarse de que su archivo se importa correctamente.

1. Ponga registros para cada tipo de registro Grupo de registros. Por ejemplo, todos los registros de cuenta se agrupan en el tipo de registro Cuenta. También se denomina entidad. en un archivo separado.
   • Almacene notas y datos adjuntos en archivos separados de sus registros asociados.

     Más información: Cómo se importan las notas y los datos adjuntos

   • Almacene Direcciones en un archivo separado

     Más información: Cómo se importan las direcciones

   Nota

   Si el archivo de origen exportado contiene datos para contactos y cuentas, use la asignación de datos Asignación genérica para contactos y cuentas. Esta es una de las asignaciones de datos predeterminadas que se incluyen en el Asistente para la importación de datos.

   Si el archivo de origen contiene registros para dos tipos de registros que no son contactos y cuentas, haga una copia de la asignación de datos Asignación genérica para contactos y cuentas para personalizarla para los tipos de registros en el archivo de origen. Importe la asignación de datos personalizada en Microsoft Dynamics CRM y use esta asignación de datos para importar los datos. Para obtener más información, consulte Trabajo con asignaciones de datos.

2. Asegúrese de que el archivo está en uno se los siguientes formatos:
   • Formato de texto delimitado Archivo que contiene datos en los que los valores de campo individuales están separados por comas, tabulaciones, punto y coma u otros caracteres. Los nombres de archivos de texto delimitados suelen terminar con la extensión de archivo .txt (por ejemplo, "mi_archivo.txt"). (.txt), con columnas separadas por comas
   • Formato de archivo valores separados por coma (CSV) Archivo de datos con una extensión de archivo .csv. Normalmente, un archivo CSV contiene campos y registros, almacenados como texto, en los que los campos están separados entre ellos por comas. (.csv)
   • Formato de archivo de Hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS) (.xml)
   • Archivo comprimido en un formato .zip

   Un archivo .zip puede incluir archivos que usan los formatos .csv, .xml o .txt. Todos los archivos de un archivo comprimido deben ser del mismo formato.

3. Asegúrese de que cada archivo se delimita correctamente.

   Puede crear un archivo delimitado en formato .txt, .csv o .xml usando Microsoft Office Excel.

   Si el archivo sólo usa caracteres ASCII, guárdelo como archivo de valores delimitados por comas (.csv).

   1. En Excel 2007, haga clic en Botón Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.

      O bien:

      En Excel 2010, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.

   En la lista Guardar como tipo, haga clic en CSV (delimitado por comas) (*.csv).

   Si el archivo contiene caracteres no ASCII, guárdelo como archivo de texto Unicode (.txt) file.

   Si el archivo de importación contiene caracteres no ASCII Conjunto de caracteres que define todos los caracteres y símbolos necesarios para inglés., este debe estar en formato Unicode Conjunto de caracteres que define todos los caracteres necesarios para escribir la mayoría de las lenguas vivas en PCs. o UTF-8 Conjunto de caracteres Unicode que es compatible con versiones anteriores del conjunto de caracteres ASCII.. Para obtener más información, vea Importar datos que contienen caracteres no ASCII.

   1. En Excel 2007, haga clic en Botón Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.

      O bien:

      En Excel 2010, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.

   2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Texto Unicode (*.txt).
   3. Use el Bloc de notas para abrir el archivo .txt.
      1. Busque comas en el archivo. Ponga entre comillas cualquier dato que incluya comas. Por ejemplo, si tiene 23 State Street, Apt 2, cámbielo a "23 State Street, Apt 2" en el archivo.
4. Asegúrese de finalizar las tareas de preparación para tipos específicos de registros.
5. Asegúrese de finalizar las tareas de preparación para tipos específicos de datos.

   Si desea transformar datos como parte del proceso de importación, identifique si las transformaciones Tipos de asignaciones usadas para modificar datos antes de migrarlos.Las transformaciones incluyen la concatenación, la división, la sustitución, la división en cadenas, la asignación y las modificaciones de fecha. proporcionadas pueden realizar los cambios requeridos. De lo contrario, decida si necesita editar los datos de origen antes de importarlos. Para obtener más información, consulte Referencia de la transformación.

6. Asegúrese de que la primera línea de un archivo tenga los encabezados de columna

   Edite su archivo y agregue encabezados de columna Texto usado en la primera fila de una hoja de cálculo o archivo que etiqueta los datos de cada columna. si no están presentes.

   Nota

   Asegúrese de que el archivo.csv no contenga:

   • líneas múltiples en la primera línea (fila de encabezados).
   • comillas dobles en la primera línea. En Microsoft Dynamics CRM, las comillas dobles se usan como delimitadores de datos.
   • datos separados por un punto y coma (;) o una coma(,). En Microsoft Dynamics CRM, los punto y coma y las comas se usan como delimitadores de campos.

   Importante

   Para usar la asignación automática Importación de un archivo de datos donde los encabezados de columna se asocian exactamente con los nombres para mostrar de Microsoft Dynamics CRM. No es necesario asignar datos. Con la asignación automática, puede asignar columnas que establezcan una relación con registros existentes de Microsoft Dynamics CRM., que se necesita para importar datos que contienen referencias a registros de Microsoft Dynamics CRM existentes, los encabezados de columna deben coincidir con los valores de nombre para mostrar Etiqueta que se usa de manera predeterminada cuando se muestra un atributo en un formulario, una lista o un informe.Un usuario con un rol de seguridad adecuado puede cambiar el Nombre para mostrar para cada atributo en el área de Personalización. del campo en Microsoft Dynamics CRM.

   • Para identificar los valores del nombre para mostrar, abra el formulario del tipo de registro como si fuera a crear un registro nuevo. Las etiquetas del formulario suelen coincidir con los nombres para mostrar, aunque es posible que el personalizador del sistema haya cambiado el valor de etiqueta de formulario. Si tiene el rol de seguridad adecuado, identificará los nombres para mostrar en el área Personalización:
     1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalizaciones y, a continuación, en Personalización del sistema.
     2. Abra la entidad y, a continuación, haga clic en Campos.
   • Si trabaja en un entorno de varios idiomas, la asignación automática de columnas usa los nombres para mostrar del idioma de interfaz de usuario Idioma en que Microsoft Dynamics CRM muestra los elementos de texto, como etiquetas y valores de lista. Si su organización ha habilitado idiomas adicionales, puede seleccionar el idioma en que desea que Microsoft Dynamics CRM muestre la interfaz de usuario., definido en la pestaña Opciones regionales del cuadro de diálogo Definir opciones personales. Más información: Definir opciones personales
7. Asegúrese de que existan datos para todos los campos obligatorios de la empresa.

   Un registro solo se importará si se asignan todos los campos de Microsoft Dynamics CRM requeridos por la empresa Atributos requeridos para poder guardar un registro. Los campos obligatorios se marcan con un asterisco., y si los datos existen en cada una de las columnas de origen que se asignan a los atributos requeridos. Puede determinar los campos requeridos por anticipado o usar el Asistente para la importación de datos para identificar las asignaciones requeridas que faltan. En cada caso, asegúrese de que tiene los datos requeridos en cada registro. Para determinar los campos que la empresa requiere, abra el formulario del tipo de registro como si estuviera creando un nuevo registro e identifique los campos marcados con un asterisco rojo (*).

   La siguiente lista muestra los campos predeterminados requeridos por la empresa para los tipos de registros de importación habitual.

   • Cuenta: Nombre de cuenta
   • Contacto: Apellidos
   • Cliente potencial: Tema, Apellidos, Nombre de la compañía
   • Producto: Unidad predeterminada, Unidad de venta, Decimales admitidos
   • Respuesta de campaña: Campaña principal, Tema, Propietario

   Ejemplo que muestra clientes potenciales de ejemplo que se van a importar.

   Las siguientes líneas muestran la posible apariencia de los datos de un archivo de formato .csv que contiene clientes potenciales que se van a importar. La primera línea contiene los nombres de campos y las líneas restantes se importan como datos.

   Compañía,Apellidos,Nombre,Tema,Correo electrónico,Teléfono móvil

   Designer Bikes,Groth,Brian,Bicicletas de montaña,alguien@example.com,555-555-0112

   Major Sporting Goods,Bedecs,Anna,Componentes,,555-555-0171

Nota

De manera predeterminada, puede cargar archivos con un tamaño máximo de 8 megabytes (MB). Esto significa:

• Ningún archivo .csv, .txt o .xml puede exceder los 8 MB de tamaño.
• El tamaño total del archivo .zip, incluida la carpeta de datos adjuntos, no debe superar los 8 MB. El administrador del sistema puede cambiar este límite hasta los 32 MB en la configuración del archivo web.config.

  El tamaño total de los archivos extraídos no debe superar los 200 MB.