Cómo se importan los registros de notas y datos adjuntos

Todas las notas y datos adjuntos se asignan al tipo de registro (anotación) Nota. Las notas y los datos adjuntos deben encontrarse en archivos separados. Se pueden importar varias notas para los tipos de registros que admiten notas.

Nota

• Asigne las columnas del archivo de origen al campo Documento (documentbody) del tipo de registro Nota únicamente cuando el archivo de origen incluya información sobre los datos adjuntos. El valor asignado en la columna de origen al documento es el nombre de archivo que se usa para buscar un archivo en la carpeta Datos adjuntos del archivo .zip.

Cada registro de nota puede tener un archivo adjunto. No puede importar archivos adjuntos a mensajes de correo electrónico, elementos de documentación de ventas o a un tipo de registro que no admita notas. Los tipos de archivo que se pueden adjuntar están especificados en la sección Definir las extensiones de archivo bloqueadas para datos adjuntos del cuadro de diálogo Configuración del sistema.

La mayoría de tipos de registro admiten notas. Para determinar si un tipo de registro admite notas, siga el procedimiento a continuación:

1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalizaciones y, a continuación, en Personalización del sistema.
2. Haga doble clic en el tipo de registro.

   Un tipo de registro admite notas si en la sección Relaciones está activada la casilla Nota (incluye datos adjuntos).

Preparación necesaria en Microsoft Dynamics CRM

No es necesario efectuar cambios en Microsoft Dynamics CRM.

Otra preparación necesaria

Para importar notas:

• Mantenga todas las notas que vayan a cualquier tipo de registro en un archivo .csv o .xml.
• Asigne la columna que incluya información acerca del registro primario al campo Referente del tipo de registro Nota. Esta columna crea la relación entre la nota y el registro primario al que se adjunta la nota.
• No asigne ninguna columna del archivo de origen al campo Nombre de archivo del tipo de registro Nota cuando esté importando notas.

Para importar datos adjuntos:

• Si importa datos adjuntos del archivo, cada dato adjunto tiene dos nombres: un nombre físico y un nombre lógico. Es posible que los nombres lógicos no sean únicos. Los nombres físicos deben ser únicos.

  Durante la importación, debe asignar la columna con nombres físicos al campo "Documento (documentbody)" del tipo de registro Nota. Debe asignar la columna con nombres lógicos al campo "Nombre de archivo" del tipo de registro Nota.

  El valor de la columna de origen asignado a Documento es el nombre de archivo que se usa para buscar un archivo en la carpeta Datos adjuntos del archivo .zip.

  Cada dato adjunto debe tener un nombre único para la importación. Es obligatorio incluir una columna para los nombres físicos en el archivo de origen. También incluya una columna de nombres lógicos asignada al archivo que se importa. Debe asignar la columna que incluye el nombre de archivo lógico al atributo Nombre de archivo en el tipo de registro Nota (anotación).

• Se recomienda que asigne la columna que incluye información acerca del registro primario al campo Referente del tipo de registro Nota. Esta columna crea la relación entre la nota y el registro primario al que se adjunta la nota.
• En el archivo .zip, la carpeta que incluye los datos adjuntos se debe denominar Datos adjuntos .