Creación de una nueva entidad

¿Puedo realizar esta tarea?

Este procedimiento le guiará por el proceso de creación de una entidad. También le guiará a través de las tareas adicionales necesarias para crear la entidad personalizada útil y accesible a los usuarios.

1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración.
2. En Personalización, haga clic en Personalizaciones. En el área Personalización , haga clic en Personalización del sistema.
3. Haga clic en Entidades. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Nuevo.
4. Defina el Nombre para mostrar y el Nombre plural que se usarán para esta entidad a través de Microsoft Dynamics CRM.
5. En la lista Propiedad, seleccione:
   • Usuario o equipo

     Los registros de esta entidad pueden ser propiedad de usuarios individuales o de equipos. La seguridad se puede definir según la unidad de negocio a la que está asociado el propietario actual. Por ejemplo, los registros de contactos se establecen en Usuario o equipo.

     O bien:

   • Organización

     Todos los usuarios de Microsoft Dynamics CRM usan los registros de esta entidad para referencia. Los usuarios individuales o equipos no pueden ser propietarios de estos registros. Por ejemplo, los registros de productos se establecen en Organización.

6. En el cuadro Nombre, se muestra el nombre que Microsoft Dynamics CRM usará para esta entidad. La entrada predeterminada se crea a partir de la información especificada en Nombre para mostrar. Puede modificar este nombre antes de guardar la entidad.
7. En el área Áreas que muestran esta entidad, seleccione las áreas del panel de navegación donde desea que aparezca la entidad en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM. Todas las entidades nuevas se muestran en Búsqueda avanzada.
8. En el área Opciones para entidad, seleccione las opciones enumeradas en esta tabla.

   Opción	Comentarios
   Nota (incluye datos adjuntos)	Seleccione esta opción para crear una relación con la entidad Nota y agregar un control de nota al formulario de entidad. Esto permite a los usuarios realizar anotaciones para cada registro.
   Actividades	Seleccione esta opción para crear una relación con las entidades de actividad y agregar una vista asociada a la entidad. Esto permite realizar el seguimiento de actividades como llamadas telefónicas, correos electrónicos y tareas. Más información: Descripción de las entidades de actividad
   Conexiones	Seleccione esta opción para permitir conexiones ad hoc entre un registro de esta entidad y registros de otras entidades. Más información: Uso de conexiones para definir cómo se relacionan los registros
   Enviando correo electrónico (si no existe un campo de correo electrónico, se creará uno)	Seleccione esta opción para agregar el botón Enviar correo electrónico directo a la pestaña principal de la cinta de opciones de la entidad.
   Combinar correspondencia	Seleccione esta opción para permitir que esta entidad se use en una combinación de correspondencia. Más información: Documentos de combinación de correspondencia
   Administración de documentos	Permite realizar el seguimiento de documentos en SharePoint que están asociados a un registro en Microsoft Dynamics CRM. Más información: Acerca de la administración de documentos en Microsoft Dynamics CRM
   Colas	Seleccione esta opción para usar la entidad en colas. Más información: Trabajar con colas
   Detección de duplicados	Seleccione esta opción para detectar duplicados para esta entidad. Esta característica notifica si hay registros idénticos en Microsoft Dynamics CRM y le permite resolverlos. Más información: Evitar registros duplicados
   Auditoría	Seleccione esta opción para realizar el seguimiento de los cambios realizados en los datos profesionales. Más información: Auditoría de datos en Microsoft Dynamics CRM
   Mobile Express	Seleccione esta opción para mostrar y usar esta entidad en Mobile Express.
   Panel de lectura en Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook	Seleccione esta opción para mostrar registros en el panel de lectura en Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook.
   Capacidad de trabajo sin conexión para Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook	Seleccione esta opción para permitir a los usuarios crear, leer, actualizar o eliminar registros cuando están en modo sin conexión.

9. Haga clic en la pestaña Campo principal. El campo principal se muestra cuando se crean o muestran las relaciones de esta entidad, como en el cuadro de diálogo Buscar registros. Para asegurarse de que se usa un nombre fácilmente reconocible al hacer referencia a esta entidad, especifique un Nombre para mostrar descriptivo y establezca Nivel de requisito en Requerido por la empresa.

   Nota

   Los pasos 11 y 12 son opcionales. Puede realizarlos ahora o, más adelante, después de guardar y publicar esta nueva entidad.

10. Haga clic en Guardar.

    Al crear una entidad nueva, también se crean los siguientes elementos:

    • Una vista pública Vista que pueden ver todos los usuarios de Microsoft Dynamics CRM. Las vistas públicas se muestran en la lista Vista de cada entidad. predeterminada que muestra los registros activos y una vista que muestra los registros inactivos.
    • Una Vista de búsqueda avanzada Vista usada para mostrar resultados de búsquedas creadas con Búsqueda avanzada., una Vista de búsqueda rápida La vista usada para mostrar los resultados de las búsquedas realizadas mediante el cuadro Buscar., una vista asociada Vista de una entidad que se muestra en los formularios de otras entidades. La vista asociada es distinta de las vistas que son visibles para la entidad en su propia área de la interfaz de usuario. Por ejemplo, en un registro de cuenta, en Información, puede hacer clic en Contactos para ver y abrir un formulario de contacto. Ésta es la vista asociada de Contactos. Cada entidad solo puede tener una vista asociada. y una vista de búsqueda Vista que se usa cuando un usuario hace clic en un campo de búsqueda..
    • Atributo principal definido y los atributos estándar. Para ver una lista, vaya a la nueva entidad creada y, en ella, haga clic en Campos. Se muestran en el panel principal.
    • Para las entidades que han establecido Propiedad en Usuario o equipo, la creación de los atributos Propietario y Unidad de negocio propietaria. Para las entidades que han establecido Propiedad en Organización, la creación del atributo Id. de la organización.
    • Se crea una vista filtrada Vista de datos en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que se usa para informes y archivos de Microsoft Office Excel dinámicos exportados. Cuando los usuarios ven un informe o archivo que usa una vista filtrada, solo pueden ver los datos que tienen permiso para ver. en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM para la entidad. Esta vista filtrada se puede usar para escribir informes con los datos de esta entidad.

      Nota

    Las relaciones se crean con la entidad Usuario para resolver los nombres de usuario para los atributos Autor y Modificado por.

11. Cambie el icono de la nueva entidad.

    Más información: Actualización de iconos

12. Establezca privilegios de entidad para los roles de seguridad. De forma predeterminada, cuando se crea una entidad, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema tienen privilegios para leer y cambiar los datos en la entidad personalizada. Debe agregar privilegios explícitamente a todos los roles de seguridad que necesiten usar la nueva entidad. Para los roles de seguridad que tengan que usar la nueva entidad, agregue los privilegios necesarios:
    1. En el panel de navegación, haga clic en Configuración, en Administración y en Roles de seguridad. Abra un rol de seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Entidades personalizadas.
    2. Cuando se agregan privilegios, puede seguir el patrón de privilegios que se usa en las fichas Marketing, Ventas o Servicio para el rol de seguridad, con el fin de dar a los usuarios el mismo nivel de acceso a la entidad personalizada que tienen en otras entidades. Más información:Permisos de personalización
13. Publique las personalizaciones:
    • Para publicar las personalizaciones únicamente para el componente que está editando, en la ficha Inicio, en el grupo Guardar, haga clic en Publicar.
    • Para publicar las personalizaciones de todos los componentes no publicados a la vez, haga clic en Publicar todas las personalizaciones.

Importante

Siempre que cambie elementos de la interfaz de usuario o implemente scripts de formularios para una entidad, debe publicar los cambios para aplicarlos. Las personalizaciones que cambian el esquema de datos de Microsoft Dynamics CRM, como las que se realizan en entidades personalizadas, relaciones o campos, se aplican de forma inmediata.