Creación de un documento de combinación de correspondencia de Microsoft Office Word

¿Puedo realizar esta tarea?

En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, solo se puede ejecutar una combinación de correspondencia por vez. Si recibe el mensaje que informa de que la combinación de correspondencia de Microsoft Dynamics CRM ya se está ejecutando y desea interrumpirla, cierre y vuelva a abrir Microsoft Office Word o Microsoft Internet Explorer. Puede ejecutar varios procesos de combinación de correspondencia al mismo tiempo en Aplicación web (La versión de Microsoft Dynamics CRM que funciona en Microsoft Internet Explorer.).

Para usar la combinación de correspondencia, el formato del correo electrónico debe ser HTML.

Tipos de registros que usan la combinación de correspondencia

1. Abra la lista de registros que desee.
2. En la lista, seleccione el registro que desee agregar a la lista de destinatarios de combinación de correspondencia.
3. En la ficha Relación, en el grupo Marketing, haga clic en Combinar correspondencia.

   Después de iniciar la combinación de correspondencia, no cambie el tipo de combinación y no salga de Microsoft Internet Explorer.

4. Si tiene instalados otros idiomas, puede seleccionar un idioma para filtrar la lista de plantillas.
5. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento que desea utilizar.

   Nota

   Si la opción Correo electrónico no está disponible, la opción Habilitar correo electrónico directo mediante combinación de correspondencia de la Configuración del sistema puede establecerse en No. Más información: Administración de la configuración del sistema

6. Seleccione si desea empezar con un documento en blanco o una plantilla. Si selecciona la opción de plantilla, haga clic en Botón Búsqueda para seleccionar una plantilla.

   Las plantillas de combinación de correspondencia nuevas se crean en el área Configuración. Más información: Trabajar con plantillas de combinación de correspondencia

7. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos de datos.

   Microsoft Office Word admite hasta 64 campos de datos, de los cuales Microsoft Dynamics CRM para Outlook reserva dos campos de datos para almacenar la clave primaria y el propietario del registro.

8. Haga clic en Descargar.

   Microsoft Dynamics CRM abre automáticamente un documento de Microsoft Office Word. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Abrir.

   Éste no es el documento de combinación de correspondencia. Es una página intermedia. Siga las instrucciones del documento de Word, incluida la instrucción de hacer clic en CRM.

9. En el cuadro de diálogo Destinatario de combinar correspondencia, compruebe que la lista sea correcta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
10. Para continuar la combinación de correspondencia, siga las instrucciones proporcionadas en el panel Combinación de correspondencia. Para obtener más información, vea la documentación de la Ayuda de Microsoft Office Word.

    Sugerencia

    • Para mostrar la información que desea y seleccionar el formato, en el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones y, a continuación, en Línea de saludo.
    • Para agregar campos de datos (Marcadores de posición que insertan texto automáticamente en un mensaje de correo electrónico o en un documento.El campo de datos representa una categoría de información que corresponde con una columna de información de un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (encabezado de columna) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellido" son ejemplos de nombres de campos de datos. Marcadores de posición que insertan texto automáticamente en un mensaje de correo electrónico o en un documento.) para mostrar más información, haga clic en Más elementos. Puede usar hasta 64 campos de datos.
    • Para mostrar la información que desea y seleccionar el formato, en el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones y, a continuación, en Línea de saludo.
    • Para agregar campos de datos (Marcadores de posición que insertan texto automáticamente en un mensaje de correo electrónico o en un documento.El campo de datos representa una categoría de información que corresponde con una columna de información de un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (encabezado de columna) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellido" son ejemplos de nombres de campos de datos. Marcadores de posición que insertan texto automáticamente en un mensaje de correo electrónico o en un documento.) para mostrar más información, haga clic en Más elementos. Puede usar hasta 64 campos de datos.
11. Si trabaja en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y ha creó una plantilla o actualizó una plantilla existente, puede cargar esta plantilla.
    • Para guardar el documento como una plantilla, en el panel Complete la combinación, haga clic en Cargar plantilla en CRM.

    Si está trabajando en Aplicación web, puede cargar la plantilla en el área Configuración. Más información: Trabajar con plantillas de combinación de correspondencia

12. Cuando finalice el documento de combinación de correspondencia, ciérrelo y elimine el documento de combinación de correspondencia intermedio (Mail_Merge_nnnn.xml) y el archivo de texto asociado (Mail_Merge_nnnn.txt) con el mismo nombre.

    La combinación de correspondencia puede dejar datos confidenciales en su equipo.

    El proceso de combinación de correspondencia crea dos archivos además de los documentos de combinación de correspondencia. Estos archivos son los orígenes de datos usados por la combinación de correspondencia y contienen datos de Microsoft Dynamics CRM que pueden incluir datos confidenciales de clientes. Deberá eliminar estos archivos de origen de datos después de completar la combinación de correspondencia.

    Ambos archivos tienen el mismo nombre: Mail_Merge[nnnn], donde nnnn es un número de cuatro caracteres generado de forma aleatoria. Uno es un archivo .doc y el otro es un archivo .txt. A menos que haya movido o guardado los archivos en otro directorio, estos archivos se encuentran normalmente en una carpeta de archivos temporal de su equipo.

13. Si trabaja con Microsoft Dynamics CRM para Outlook, después de imprimir o enviar el documento, puede crear actividades para elementos de combinación de correspondencia.
    1. En el cuadro de diálogo Crear actividades, haga clic en Crear actividades de Microsoft Dynamics CRM.
    2. Si desea cambiar los valores predeterminados de la actividad, haga clic en Detalles de la actividad y, a continuación, realice los cambios. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
    3. En Asignar actividades a, seleccione a quién se asignarán las nuevas actividades.
    4. Puede elegir que las nuevas actividades se cierren inmediatamente. Las actividades de correo electrónico se cierran en cuanto se envían los mensajes.
    5. Si crea una combinación de correspondencia desde una lista de marketing, también puede convertir la combinación de correspondencia en una campaña exprés (Método de comunicación que crea una sola actividad para distribuirla a un grupo de cuentas, contactos o clientes potenciales, o a una sola lista de marketing.A diferencia de las campañas, que admiten programas de marketing de extremo a extremo que tienen varias actividades.) e incluir un vínculo en los mensajes de correo electrónico para que los clientes se borren de sus listas de marketing.
    6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y crear las actividades.

    Las actividades cerradas aparecen en la lista de historial del registro del cliente. Las actividades abiertas aparecen en la lista de actividades del registro del cliente y en su lista de actividades activas.

    NOTA: las siguientes opciones de la barra de herramientas de Microsoft Word 2003 no crean actividades: combinar en documentos nuevos, combinar en la impresora y combinar en Word.

    Nota

    Si una cuenta o un contacto no tienen una dirección de correo electrónico válida o tienen la opción No permitir activada para Correo electrónico masivo, no se les enviará el mensaje y no se creará ninguna actividad de correo electrónico.