Descripción de las relaciones jerárquicas entre entidades
Las relaciones jerárquicas entre entidades requieren que uno de los registros tenga un campo para almacenar un identificador único que haga referencia a otro registro. El registro que almacena la referencia a otro registro se denomina registro secundario. Registro de una relación jerárquica con un registro primario donde se almacena una referencia al registro primario. Un registro primario puede estar relacionado con muchos registros secundarios. Los registros secundarios tienen campos de búsqueda en el formulario para permitir relacionarlos con un registro principal. El registro al que hace referencia el identificador único del registro secundario se denomina registro primario Registro de una relación jerárquica con un registro secundario, donde se almacena una referencia al registro en el registro secundario. Un registro principal puede relacionarse con varios registros secundarios..
Una relación jerárquica permite que cada registro secundario Registro de una relación jerárquica con un registro primario donde se almacena una referencia al registro primario. Un registro primario puede estar relacionado con muchos registros secundarios. Los registros secundarios tienen campos de búsqueda en el formulario para permitir relacionarlos con un registro principal. almacene una referencia a un registro primario Registro de una relación jerárquica con un registro secundario, donde se almacena una referencia al registro en el registro secundario. Un registro principal puede relacionarse con varios registros secundarios.. Puede existir un número ilimitado de registros secundarios que haga referencia a un registro primario. El registro primario puede mostrar todos los registros secundarios en una vista asociada Vista de una entidad que se muestra en los formularios de otras entidades. La vista asociada es distinta de las vistas que son visibles para la entidad en su propia área de la interfaz de usuario. Por ejemplo, en un registro de cuenta, en Información, puede hacer clic en Contactos para ver y abrir un formulario de contacto. Ésta es la vista asociada de Contactos. Cada entidad solo puede tener una vista asociada..
Definición de relaciones
Las relaciones se definen entre entidades. La entidad que representa los registros secundarios se denomina entidad relacionada Entidad que está asociada con una entidad principal (tipo de registro) a través de una referencia única definida mediante el uso de un control de búsqueda en el formulario de la entidad relacionada. Por ejemplo, una cuenta tiene una referencia única a un contacto principal.. Un atributo de relación Atributo que existe en una entidad relacionada cuando existe una relación jerárquica. Cuando se agrega al formulario de la entidad relacionada, se muestra un control de búsqueda para permitir relacionar el registro con otro registro según esté definido en la relación., también denominado atributo de búsqueda Atributo usado para crear una referencia a un registro relacionado. Esto también se conoce como un campo de relaciones., se crea en la entidad relacionada para permitir que los registros almacenen una referencia a un registro primario. La entidad que representa los registros primarios se denomina entidad principal Entidad con la que está asociada una entidad relacionada.en la relación.
Se crea o muestra una Relación de 1:N en la entidad principal. Un registro cualquiera de la entidad principal puede usarse como referencia en muchos registros de la entidad relacionada.
Se crea o muestra una Relación de N:1 en la entidad relacionada. Muchos registros de la entidad relacionada pueden hacer referencia a un registro cualquiera de la entidad principal.
Integridad de los datos
Una relación jerárquica introduce la oportunidad de definir reglas para la integridad de los datos. Por ejemplo, un registro de oportunidad Posible evento generador de ingresos o venta a una cuenta del que se debe mantener un seguimiento a través de un proceso de venta hasta completarse. no tiene ningún significado si no está asociado a un registro de clientes. Microsoft Dynamics CRM requiere que el registro de oportunidad esté relacionado con un registro de clientes. Sin embargo, una actividad Acción que se va a realizar (como una tarea) o un elemento de comunicaciones que se envía o recibe (por ejemplo, correo electrónico, llamadas de teléfono y citas). Se realiza un seguimiento del estado de las actividades y se guarda en el sistema el historial de las actividades para que los usuarios puedan ver las actividades abiertas y cerradas. de tarea puede tener significado independientemente de si está asociada a otro registro o no. La relación de una actividad de tarea con otro registro es opcional.
Al crear una relación, es necesario elegir si se aplican reglas para la integridad de los datos. Si hace que el campo de relación en la entidad relacionada sea un campo necesario mediante el establecimiento de un nivel de requisito Valor que determina si los usuarios deben proporcionar datos. Por ejemplo, cuando el nivel de requisito de un campo se establece en Requerido por la empresa, los usuarios no podrán guardar el registro sin proporcionar datos en ese campo. El campo aparecerá también en el formulario Creación rápida. de Requerido por la empresa, puede garantizar que cada uno de los registros de entidades relacionadas creados mediante la aplicación Microsoft Dynamics CRM esté relacionado con un registro de la entidad principal.
Comportamiento de las relaciones
Una vez que cree una relación jerárquica, podrá controlar el comportamiento de la relación para permitir la integridad de los datos y las reglas de negocio para su organización. La relación puede controlar el modo en que las acciones realizadas en un registro primario se ponen en cascada en un registro secundario.
Puede configurar el comportamiento de la relación para las siguientes acciones realizadas en el registro de la entidad principal:
Asignar Los registros relacionados se asignarán al mismo usuario.
Compartir Los registros de la entidad relacionada se compartirán también con el mismo usuario o equipo.
Dejar de compartir Los recursos de la entidad relacionada ya no se compartirán con el mismo usuario o equipo.
Cambiar primario Si el propietario del registro de la entidad principal cambia porque cambia el primario del registro de la entidad principal, el propietario de los registros relacionados se establecerá en el mismo propietario que el registro de la entidad principal.
Eliminar Los registros relacionados se pueden eliminar, a diferencia del registro de entidad principal, o bien la acción de eliminación se puede cancelar.
Combinar A los registros relacionados asociados con el registro subordinado se les cambiará el primario al registro maestro.
Elija entre tres tipos de comportamiento predefinidos y usados habitualmente, o bien elija configurar la acción en cascada llevada a cabo en el registro de la entidad principal.
Los tres tipos de comportamiento predefinidos son:
Jerárquica. Todas las acciones se ponen en cascada en los registros secundarios. La eliminación de un registro primario también elimina todos los registros secundarios. La reasignación de un registro primario a un usuario también reasigna todos los registros secundarios al mismo usuario.
De referencia. No se pone ninguna acción en cascada en los registros secundarios. La eliminación de un registro primario también elimina los datos de vinculación en todos los registros secundarios.
De referencia, restringir eliminación. No se pone ninguna acción en cascada en los registros secundarios salvo la eliminación, que no está permitida cuando hay registros secundarios.
Elija, además, definir un comportamiento en cascada específico para cada una de las acciones. Para la mayoría de las acciones, las opciones son:
Poner todas en cascada. Este es un tipo jerárquico de comportamiento. Todas las acciones se ponen en cascada hacia abajo en todos los registros secundarios, incluidos los registros inactivos.
Poner activa en cascada. Todas la acciones se ponen en cascada en todos los registros secundarios activos.
Poner en cascada las que pertenecen al usuario. Las acciones solo se ponen en cascada en los registros secundarios asignados al mismo usuario que el propietario del registro primario.
No poner ninguna en cascada . Este es un tipo referencial de comportamiento. No se pone ninguna acción en cascada en los registros secundarios.
Es necesario preservar la integridad de los datos cuando cambian los datos de los registros o el estado de los registros. Al eliminar un registro primario, se rompe la integridad de los datos de cualquier registro secundario si la relación es necesaria. Existen tres formas de solucionar esto:
Use el comportamiento De referencia, restringir eliminación para evitar la eliminación de cualquier registro que tenga un registro secundario.
Use el comportamiento Jerárquica para eliminar todos los registros secundarios cuando se elimine el registro primario.
Establezca la acción Eliminar en Poner todas en cascada o De referencia, restringir eliminación.
Si la relación no es necesaria, es suficiente con quitar los datos que establecen el vínculo con el registro primario eliminado.
Además de la integridad de los datos, su empresa puede aplicar el comportamiento de relación cuando cambian los datos de los registros o el estado de los registros. El comportamiento de relación puede poner en cascada esta acción para que no sea necesario hacerlo manualmente.
Limitaciones de las relaciones jerárquicas
Cada entidad puede tener únicamente una relación jerárquica Relación entre entidades en la que cualquier acción realizada en un registro de la entidad principal se realiza también en los registros de la entidad secundaria relacionados con el registro de la entidad principal. Por ejemplo, si elimina un registro en la entidad principal, los registros de la entidad secundaria relacionada también se eliminan; o si comparte un registro en la entidad principal, los registros relacionados de la entidad secundaria también se comparten.. La mayoría de las entidades del sistema De forma predeterminada, las entidades del sistema no se pueden personalizar ni agregar a una solución mientras sean parte de Microsoft Dynamics CRM. Los campos de sistema no aparecen en el área de personalización. de Microsoft Dynamics CRM ya tienen una relación jerárquica que no se puede modificar.
Las entidades pueden tener relaciones referenciales con cualquier entidad, incluidas las entidades empresariales. Es posible crear varias relaciones entre dos entidades. Las entidades pueden tener relaciones de referencia con ellas mismas, lo que permite tener registros vinculados del mismo tipo. Sin embargo, no se puede vincular un registro a sí mismo.
En Microsoft Dynamics CRM, las entidades de cliente son Cuentas o Contactos. Estas dos entidades juntas representan una entidad de cliente La cuenta o el contacto con el que una unidad de negocio realiza una transacción comercial. compuesta. Algunas entidades empresariales de Microsoft Dynamics CRM, como Oportunidad y Caso, se deben relacionar con un cliente. Sin embargo, no puede crear este tipo de relación con entidades de cliente.
Asignación
Los usuarios pueden crear registros secundarios nuevos en una vista asociada Vista de una entidad que se muestra en los formularios de otras entidades. La vista asociada es distinta de las vistas que son visibles para la entidad en su propia área de la interfaz de usuario. Por ejemplo, en un registro de cuenta, en Información, puede hacer clic en Contactos para ver y abrir un formulario de contacto. Ésta es la vista asociada de Contactos. Cada entidad solo puede tener una vista asociada.. Cuando esto ocurre, los datos del registro primario se copian en el formulario para el nuevo registro secundario. De forma predeterminada, siempre se copia una referencia al registro primario en el campo de búsqueda de relaciones del registro secundario. Puede elegir si los datos de otros campos deben copiarse al mismo tiempo. Más información: Asignación de atributos de entidad