Crear una tarea o una cita en un formulario de Microsoft Dynamics CRM

1. Si tiene instalado Outlook 2007, en la barra de herramientas CRM, haga clic en Nueva actividad.

   O bien:

   Si tiene instalado Outlook 2010, haga clic en la pestaña CRM y, a continuación, en el grupo Nuevo, haga clic en Actividad de CRM.

2. Haga clic en Tarea o en Cita.

   De manera predeterminada, para las citas se usa el formulario estándar de Outlook, por lo que si desea usar los formularios de Microsoft Dynamics CRM para las citas, primero debe seleccionar la configuración para usar los formularios de Microsoft Dynamics CRM. Si es necesario, elija usar formularios de Microsoft Dynamics CRM para las actividades de mensajes electrónicos. Uso de formularios de Microsoft Dynamics CRM al crear actividades en Microsoft Dynamics CRM para Outlook.

   Puede elegir entre usar formularios de Outlook o de Microsoft Dynamics CRM cuando crea actividades como citas, contactos, tareas y mensajes de correo electrónico. De manera predeterminada, se usan los formularios de Outlook.

   1. Si tiene instalado Outlook 2007, en el menú CRM, haga clic en Opciones.

      Si tiene instalado Outlook 2010, haga clic en Archivo. Haga clic en la pestaña CRM y, a continuación, en Opciones.

   2. Si desea que se abran los formularios de Microsoft Dynamics CRM para actividades, en el cuadro de diálogo Definir opciones personales, en la ficha General, active las casillas de las actividades.

      O bien:

      Si desea que se abran los formularios de Outlook para actividades, desactive las casillas de las actividades.

3. Especifique la información que desee. Debe especificar la información que se requiera. Además, como mínimo, resulta muy útil especificar información en los siguientes cuadros cuando un usuario de la organización consulte posteriormente la actividad.
   • Tema

     Puede ordenar rápidamente por tema cuando vea actividades.

   • Propietario

     Microsoft Dynamics CRM rellena automáticamente este cuadro con su nombre. Puede buscar y seleccionar otro propietario. La actividad aparece en el área Actividad.

   • Duración

     Si esta actividad está relacionada con un caso, asegúrese de que registra el tiempo que pasa en la actividad en este cuadro. Si el caso está vinculado a una línea de contrato, las duraciones de todas las actividades de este caso se suman y se actualizan automáticamente en el contrato activo correspondiente. El total, que incluye los totales de cualquier otro caso relacionado con el contrato, se puede ajustar manualmente antes de facturar al cliente.

   • Vencimiento

     Especifique la fecha y la hora en que se espera realizar o completar la actividad. Puede ordenar rápidamente por el campo Vencimiento al ver las actividades.

4. Haga clic en Guardar o Guardar y cerrar.

   Si se sincronizan registros entre Microsoft Dynamics CRM y Outlook, las tareas y las citas se agregan a la lista de tareas y calendario de Outlook, respectivamente. Los recordatorios de citas se configuran automáticamente en Outlook para producirse 15 minutos antes de la cita.

Nota

Para editar una tarea o una cita, abra el elemento en Microsoft Dynamics CRM y realice los cambios. En el panel de navegación de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Área de trabajo. En Mi área de trabajo, haga clic en Actividades y, a continuación, abra el elemento. Realice los cambios y haga clic en Guardar y cerrar.